Come gestire il tempo

ad ogni attività viene assegnato un colore, ogni colore ha un momento specifico all'interno del nostro calendario. Più attività dello stesso colore possono essere raggruppate in un blocco e svolte nello stesso tempo
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Come gestire il tempo è una domanda che ci facciamo molto spesso. Anche perchè non tutti i giorni/mesi/anni sono uguali e noi siamo obbligati a rivedere i nostri piani per adattarli alle situazioni.

Potremmo parlare per giorni di come gestire il tempo

Potremmo parlare per giorni di come gestire il tempo ma in realtà questo articolo sarà molto breve. Utilizzerò solo pochi minuti della tua giornata. Vista la difficoltà di gestione del tempo, la mia idea è quella di affrontare l’argomento a piccole dosi. Però ti chiedo di darmi un aiutino! Per fare questo percorso ho la necessità di una tua forte partecipazione. Innanzitutto impara a non procrastinare, ne ho parlato anche qui solo così arriverai a degli ottimi risultati.

#timemanagement

Partiamo dall’elemento motivazionale: il time management permette di ridurre lo stress! Per questo motivo dovremmo impegnare tutte le nostre energie perché questo avvenga e funzioni. Ho già accennato nella categoria coach a:

Inizia bene la tua carriera di wedding planner, inizia organizzandoti per fare questa professione.

Seguendo il mio percorso all’interno del blog e gli articoli di #timemanagement (ogni mercoledì di metà mese) ti risulterà semplice e comodo applicare il metodo alla tua quotidianità. Ti sorprenderai di aver creato con piccoli passi una perfetta gestione del tempo, oltre che su misura per le tue esigenze. Di conseguenza potrai affrontare con più serenità la vita lavorativa da wedding planner oltre che avere più tranquillità a casa e in famiglia. All’inizio non preoccuparti se non riuscirai a mettere in pratica da subito i miei consigli, prometto che entro la fine dell’anno quando rileggerai il percorso, avrai unito tutti i punti e ti sentirai una persona nuova, organizzata e sicura.

Percorso per imparare a gestire il tempo
  • #1 15|7 Lavorare a blocchi e memorizzare tramite i colori
  • #2 12|8 L’importanza di riconoscere il tempo necessario ad un’azione
  • #3 16|9 Applicazioni utili per la gestione del tempo
  • #4 14|10 Il multitasking non è la soluzione
  • #5 18|11 E’ tempo di pensare all’agenda 2021
  • #6 16|12 Ultimo consiglio prima di affrontare il nuovo anno

Ad ogni data ti spiegherò una tecnica di gestione del tempo così che a fine percorso tu abbia trovato quella più adatta a te.

Colori e vita da wedding planner

Il colore nella professione di wedding planner è una costante. Dal design dell’evento a tutti i suoi dettagli, lo ritroviamo prepotentemente protagonista. Ciò che forse ancora non hai sperimentato è il colore attribuito al tempo e alle attività.

Il lavoro di wedding planner prevede una vita frenetica, tra momenti alla scrivania, viaggi e trasferte, giornate di allestimento e coordinamento e appuntamenti qua e là. Ma non solo… legato a tutto questo ci sarà il tuo percorso di conoscenza di nuovi fornitori, luoghi e prodotti, parteciperai a fiere, eventi e corsi, farai pubbliche relazioni. Preparati a fondere un po’ della tua vita privata con quella lavorativa. Completamente separate non possono sussistere, ma lo scoprirai con il tempo.

Per iniziare il mio primo consiglio, prima ancora di dare un tempo ad ogni cosa, è di attribuire un colore ad ognuno di questi eventi e tenere un calendario minuziosamente organizzato. Scegli tu se un’agenda cartacea, google calendar, bullet journal o qualsiasi altro strumento.

In cosa consiste l’agenda a colori

Cercherò di spiegarmi al meglio! Ad esempio: nella mia agenda segno in blu gli appuntamenti in esterna, perchè questo colore mi dà il senso di dover uscire, di stare all’aperto, vedere il cielo, anche se poi in realtà magari l’incontro è in un ufficio o in una pasticceria, comunque sia è fuori sede. Mentre gli appuntamenti in grigio sono quelli in ufficio, in sede e lì le pareti hanno quel colore. Poi ci sono in giallo le urgenze e in rosso le attività improrogabili. I miei impegni di casa sono verdi perchè da anni ho sposato una linea di vita “green” quindi quel colore per me ha un forte legame con l’argomento spesa, faccende domestiche, beauty routine ecc…

La gestione dell’agenda tramite colori serve a capire da subito, a prima vista, cosa succederà quel giorno/settimana/mese, abbiamo una reazione più veloce alla gestione della giornata e ci sarà più facile inserire nuovi impegni e gestire gli imprevisti. Inoltre la gestione a colori ci permette di avere un’agenda unica per il lavoro e la vita privata, così ridurrai lo stress del dover incastrare sempre le tue necessità, quelle della famiglia e quelle del lavoro. Ti suggerisco una visione del piano settimanale o mensile. I colori si attribuiscono in base ad una sensazione che cambia da persona a persona.

Il bello di aver una libera professione è quello di essere padroni del proprio tempo.

L’agenda a blocchi

Avrei potuto descriverti questo metodo ancora all’inizio dell’articolo, ma sono certa che se metterai in pratica il sistema a colori ti renderai conto da solo delle potenzialità di gestione del tempo che porta con sé. Infatti ti basterà individuare i colori per organizzare le settimane successive con il nuovo metodo. Sarà molto più semplice raggruppare gli impegni per colore, invece che frammentare e perdere tempo qua e là a causa della mancanza di organizzazione. Questo metodo è infallibile se desideri creare dei momenti dedicati ad un’attività specifica.

Un ulteriore esempio: il tempo che dedico alla gestione delle mail ha un colore lilla e ogni giorno nel calendario c’è un blocco di colore lilla tra le 8:30 e le 9:00, tra le 14 e le 14:30…. per la routine di casa c’è un blocco verde dalle 7 alle 8:30 e di nuovo dalle 19:00 alle 21:00 e così via per tutto il resto del tempo ci sono altri colori, quindi altri blocchi, cioè altri impegni su cui concentrarsi. Ovvio che non sempre l’orario è rispettabile, ma lo sappiamo con anticipo quindi il blocco si può spostare all’interno della giornata in un altro momento.

Ricorda: mai rimandare al giorno dopo!

Inutile dirti che se devo andare a Milano per un cliente creo un blocco azzurro e cerco se ce ne sono altri per la stessa destinazione da fissare, anticipare o organizzare. I blocchi utilizzati in abbinamento alle liste ti permettono di lavorare a mente serena e di affrontare ogni cosa al momento giusto.

In conclusione

Riepilogando ad ogni attività viene assegnato un colore, ogni colore ha un momento specifico all’interno del nostro calendario. Più attività dello stesso colore possono essere raggruppate in un blocco e svolte con meno stress. Nel lavoro di wedding planner tra le prime cose di cui occuparsi devi imparare come gestire il tempo. Solo così riuscirai a semplificare l’agenda e di conseguenza saper organizzare e raggruppare impegni, per non girare come una trottola è fondamentale. Quando sarai più allenato ti spiegherò come abbinare i colori ad ogni matrimonio. Per ora però concentriamoci sulla tua preparazione ad affrontare una vita da wedding planner. Prova anche tu a suddividere gli impegni per colore, abbozza un calendario e testalo per un periodo. Se utilizzi questo metodo lascia un commento, raccontami cosa ne pensi e come ti trovi, ogni ulteriore consiglio può essere un aiuto per altri.

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